HubHR Interview データ削除ポリシー

株式会社TeraNext（以下「当社」といいます。）は、当社が提供するHubHR Interview（以下「本サービス」といいます。）において取り扱う候補者情報、面接データ、評価データその他のデータについて、以下のとおり保存および削除に関する方針を定めます。

1. 目的

本ポリシーは、本サービスにおいて取得・保存されるデータの保存期間、削除条件、削除依頼手続き、削除証跡の取扱いを明確にすることを目的とします。

2. 対象データ

本ポリシーの対象となるデータは以下のとおりです。

1. 候補者情報：氏名、メールアドレス、応募職種、応募情報、履歴書・職務経歴書に含まれる情報等

2. 面接データ：回答内容、音声、映像、文字起こしテキスト、面接開始時刻、終了時刻、面接実施状況等

3. 評価データ：AI評価、スコア、コメント、要約、推奨判定、懸念点、次回面接質問案等

4. 操作ログ・アクセスログ：面接URLへのアクセス履歴、同意取得ログ、操作履歴、IPアドレス、User Agent等

5. 管理データ：顧客企業情報、管理者情報、設定情報、請求・契約管理に必要な情報等

3. 標準保存期間

本サービスにおける標準保存期間は、以下のとおりです。

ただし、顧客企業との申込書、個別契約、個人情報取扱契約その他の合意により異なる保存期間を定めた場合は、その定めを優先します。

4. 削除条件

当社は、以下の場合に対象データを削除または匿名化します。

1. 保存期間が満了した場合

2. 顧客企業から削除依頼を受けた場合

3. 候補者から削除依頼を受け、顧客企業と協議のうえ削除が必要と判断した場合

4. 契約終了後、保存の必要がなくなった場合

5. 当社が本サービスの提供上、保存が不要と判断した場合

5. 削除依頼の方法

顧客企業は、当社所定の方法により、対象データの削除を依頼できます。削除依頼には、顧客企業名、担当者名、削除対象候補者の識別情報、削除対象データの範囲、削除希望日、削除理由、連絡先を含めるものとします。

候補者が削除を希望する場合は、原則として応募先企業の採用担当者に連絡するものとします。候補者から当社に直接削除依頼があった場合、当社は必要に応じて応募先企業と連携し、合理的な範囲で対応します。

6. 削除対象範囲

削除依頼に基づき削除される対象には、候補者情報、面接回答内容、音声データ、映像データ、文字起こしテキスト、AI評価レポート、候補者別スコア、候補者に紐づく管理画面上の表示データが含まれます。

ただし、削除依頼への対応記録、同意取得の証跡、契約・請求・監査対応に必要な記録、不正利用防止またはセキュリティ確保に必要なログ、法令上保存が必要な情報、バックアップデータについては、削除対象外または一定期間保存される場合があります。

7. バックアップデータの取扱い

当社は、障害復旧、セキュリティ確保、サービス継続性のため、一定期間バックアップデータを保持する場合があります。削除対象データが本番環境から削除された後も、バックアップデータには一定期間残存する場合があります。バックアップデータについては、通常利用可能な状態では保持せず、当社のバックアップ保存期間の満了により順次削除されます。

8. 削除完了報告

当社は、顧客企業から削除依頼を受けた場合、合理的な期間内に削除対応を行い、必要に応じて削除完了を報告します。削除完了報告には、削除依頼受付日、削除実施日、削除対象データ、削除担当者、削除方法、削除できなかったデータがある場合の理由を含めることがあります。

9. 匿名化

当社は、候補者個人を識別できない形に加工したうえで、統計情報、品質改善、サービス改善、分析のためにデータを利用する場合があります。ただし、個人を識別できる状態のデータを、顧客企業の同意なく本サービス提供目的を超えて利用することはありません。

10. 契約終了時の取扱い

顧客企業との契約が終了した場合、当社は、契約終了日から原則として3か月以内に、当該顧客企業に関する候補者情報、面接データ、評価データを削除または匿名化します。ただし、申込書、個別契約、法令、会計上の要請により保存が必要な情報は、この限りではありません。

11. 改定

当社は、法令改正、本サービスの変更、運用上の必要に応じて、本ポリシーを改定することがあります。

以上