個人情報取扱契約

株式会社TeraNext（以下「乙」といいます。）と、HubHR Interviewを利用する顧客企業（以下「甲」といいます。）は、乙が提供するHubHR Interview（以下「本サービス」といいます。）の利用に伴い取り扱う個人情報について、以下のとおり個人情報取扱契約（以下「本契約」といいます。）を締結します。

第1条（目的）

本契約は、甲が乙に対して、本サービスの提供に必要な候補者情報、面接データ、評価データその他の個人情報の取扱いを委託するにあたり、その取扱条件、管理方法、責任範囲を定めることを目的とします。

第2条（定義）

本契約において、以下の用語は次の意味を有します。

1. 「候補者」とは、甲の採用選考に応募し、本サービスによるAI面接の対象となる者をいいます。

2. 「候補者情報」とは、候補者の氏名、メールアドレス、応募職種、職務経歴、履歴書情報、応募情報、その他甲が乙に提供する候補者に関する情報をいいます。

3. 「面接データ」とは、本サービス上で取得される候補者の回答内容、音声、映像、文字起こしテキスト、操作ログ、アクセスログ、面接実施状況その他AI面接に関連する情報をいいます。

4. 「評価データ」とは、面接データをもとに生成されるAI評価、スコア、コメント、要約、推奨判定、懸念点、次回面接質問案その他評価結果をいいます。

5. 「本個人情報」とは、候補者情報、面接データ、評価データその他、本サービスの利用に関連して乙が取り扱う個人情報をいいます。

第3条（委託業務の範囲）

甲は、乙に対し、以下の業務に必要な範囲で本個人情報の取扱いを委託します。

1. AI面接の実施

2. 候補者への面接URL発行

3. 候補者回答内容の取得

4. 音声、映像、テキストその他面接データの解析

5. 文字起こし

6. AI評価レポートの生成

7. 甲への評価結果の提供

8. 本サービスの保守、障害対応、品質改善

9. 甲からの問い合わせ対応

10. その他、甲乙が別途合意する業務

第4条（利用目的）

乙は、本個人情報を、以下の目的の範囲で取り扱います。

1. 本サービスの提供

2. AI面接の実施および運用

3. 候補者の本人確認および面接実施状況の管理

4. 面接データの解析および評価レポートの作成

5. 甲への評価結果の提供

6. 本サービスに関する問い合わせ、障害対応、サポート

7. セキュリティ確保、不正利用防止、ログ管理

8. 甲が同意した範囲における本サービスの改善

乙は、甲の事前承諾なく、本個人情報を上記目的以外に利用しません。

第5条（目的外利用の禁止）

乙は、本個人情報を、本契約、本サービス利用規約、申込書、プライバシーポリシーその他甲乙間で合意した目的の範囲を超えて利用してはなりません。

第6条（安全管理措置）

乙は、本個人情報について、漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、不正利用を防止するため、合理的な安全管理措置を講じます。安全管理措置には、アクセス権限の管理、アクセスログの取得、閲覧権限設定、通信経路および保存データの暗号化またはこれに準じる措置、不正アクセス防止措置、従業者教育、委託先管理、インシデント発生時の対応体制の整備を含みます。

第7条（再委託）

乙は、本サービスの提供に必要な範囲で、クラウドサービス、AI解析サービス、文字起こしサービス、メール配信サービス、その他外部サービス提供者に対して、本個人情報の取扱いの全部または一部を再委託することができます。

乙は、再委託先に対して、本契約上の乙の義務と同等の義務を課すものとし、再委託先による本個人情報の取扱いについて適切に管理監督します。甲が再委託先の開示を求めた場合、乙は合理的な範囲でこれに応じます。

第8条（第三者提供の禁止）

乙は、法令に基づく場合、甲の指示がある場合、または本契約で認められる再委託の場合を除き、本個人情報を第三者に提供しません。

第9条（候補者への説明および同意取得）

甲は、候補者に対し、本サービスを利用してAI面接を実施すること、候補者情報、面接データ、評価データが取得・利用されること、音声・映像・回答内容が解析されること、およびAI評価結果が採用判断の補助情報として利用されることについて、必要な説明を行い、必要な同意を取得するものとします。

乙は、甲が候補者への説明および同意取得を適切に行えるよう、同意文面、説明文、画面表示文言その他必要な資料を提供することがあります。

第10条（要配慮情報等）

甲および乙は、本サービスの利用にあたり、採用選考上必要のない情報、ならびに差別的取扱いにつながり得る情報を取得・利用しないよう努めます。

甲は、本サービスの質問設計、評価設計、候補者情報の提供にあたり、職務遂行能力および採用目的に照らして必要な範囲に限定するものとします。

第11条（AI評価結果の取扱い）

乙が生成するAI評価、スコア、コメント、要約、推奨判定その他評価データは、甲の採用判断を補助するための参考情報です。甲は、採用、不採用、次回選考への進行その他の人事上の最終判断を、自己の責任において行うものとします。

第12条（保存期間）

本個人情報の保存期間は、申込書、データ削除ポリシー、または甲乙間の別途合意に定める期間とします。別途合意がない場合、本個人情報は、面接実施日から6か月間保存し、その後、乙の定める手続きに従い削除または匿名化するものとします。

第13条（削除・返却）

甲が本個人情報の削除または返却を求めた場合、乙は合理的な期間内に、当該本個人情報を削除または返却します。ただし、法令上保存が必要な情報、請求・契約・監査対応に必要な記録、削除証跡、バックアップデータについては、乙の定める保存期間中保持される場合があります。

第14条（候補者からの請求対応）

候補者から本個人情報の開示、訂正、利用停止、削除その他の請求があった場合、甲および乙は相互に協力して対応します。候補者から乙に直接請求があった場合、乙は必要に応じて甲に連絡し、甲乙協議のうえ対応します。

第15条（漏えい等発生時の対応）

乙は、本個人情報について漏えい、滅失、毀損、不正アクセスその他の事故が発生し、または発生したおそれがあることを認識した場合、速やかに甲に通知します。乙は、事故の原因調査、影響範囲の特定、被害拡大防止、再発防止策の策定に努めます。

第16条（監査・報告）

甲は、乙に対し、本個人情報の取扱状況について合理的な範囲で報告を求めることができます。乙は、甲からの求めに応じ、秘密保持およびセキュリティ上支障のない範囲で、必要な情報を提供します。

第17条（契約終了後の取扱い）

本サービスの契約が終了した場合、乙は、データ削除ポリシーまたは甲乙間の別途合意に従い、本個人情報を削除、返却、または匿名化します。

第18条（有効期間）

本契約は、本サービスの利用開始日から、本個人情報の削除、返却、または匿名化が完了する日まで有効に存続します。

第19条（協議）

本契約に定めのない事項または本契約の解釈に疑義が生じた場合、甲乙は誠実に協議のうえ解決するものとします。

以上

甲

会社名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

住所：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

代表者または権限ある署名者：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

署名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

日付：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿